|
Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji związanej z zatrudnieniem i akt osobowych oddzielnie dla każdego pracownika.
Przy zatrudnieniu nowego pracownika zakłada się dla niego osobną teczkę z dokumentami i prowadzi w trakcie trwania stosunku pracy oraz archiwizuje przez 50 lat po ustaniu zatrudnienia. Akt osobowych nie prowadzi się dla osób wykonujących pracę na podstawie innych stosunków prawnych niż stosunek pracy, a więc przykładowo na podstawie umów cywilnoprawnych (umowy zlecenia, o dzieło, agencyjnej) oraz osób wykonujących pracę nakładczą. Układ akt i kolejność dokumentów jest określona w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. (Dz.U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.). Akta składają się z trzech części, a dokumenty w każdej z nich są ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane. Ponadto każda część akt osobowych musi zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej druków. Część A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie: 1) kwestionariusz osobowy wraz z niezbędną liczbą fotografii,
2) świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia,
3) dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
4) świadectwo ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
5) orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
6) inne dokumenty jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów. Część B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika: 1) umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków,
2) pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z regulaminem pracy oraz przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, z zakresem informacji objętych tajemnicą oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
3) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o zamiarze lub
o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych szczegółowymi przepisach,
4) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
5) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
6) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
7) pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
8) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy,
9) orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi
i kontrolnymi,
10) umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
11) wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,
12) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
13) korespondencja z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
14) kopia zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna,
15) informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony. Część C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia: 1) oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
2) oświadczenie dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane
z nie wypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
3) kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
4) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę
w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
5) umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarty taką umowę,
6) orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi
po rozwiązaniu stosunku pracy.
Pracownik ma prawo wglądu do swoich akt, może także żądać usunięcia nieprawdziwych dokumentów lub zmiany niektórych danych (np. jeżeli w trakcie zatrudnienia uległ zmianie jego adres).
Pracownicy nie mają obowiązku dostarczać oryginałów dokumentów. Wystarczy złożenie odpisu lub kopii odpowiednich dokumentów. W tym zakresie pracodawca może zażądać jedynie przedłożenia, okazania oryginału dokumentu w celu np. sporządzenia odpisu. Dane znajdujące się w aktach osobowych pracownika oraz innej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy podlegają szczegółowym przepisom o ochronie danych osobowych. Zaniedbania w zakresie prowadzenia akt osobowych oraz pozostałej dokumentacji pracowniczej stanowią wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Na podstawie art. 281 § 1 pkt 6 Kodeksu pracy pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu, która nie prowadzi wspomnianej dokumentacji, może być ukarana grzywną. |
